Bereme ochranu vašich soukromých údajů vážně a zodpovídáme za jejich ochranu a zabezpečení. Seznamte se, prosíme, s ochranou osobních údajů, zásadami a právy, které máte v souvislosti s GDPR (Nařízení o ochraně osobních údajů).
1: NOVÁ SÍŤ JAKO SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.1 KDO JSME A PROČ ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE
Podpora živého umění a otevřené kultury, posilování spolupráce mezi regiony, propojování aktérů kulturního života, příprava projektů či organizace konferencí a festivalů – žádná činnost Nové sítě se neobejde bez zpracovávání osobních údajů. Jako správce osobních údajů odpovídáme za plnění povinností, které nám v oblasti ochrany soukromí ukládá Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU 2016/697 obecně známé jako GDPR. Staráme se tak zejména o bezpečnost vašich osobních údajů a o to, že nedochází k jejich ztrátě, zničení, únikům či jiným nežádoucím událostem. V případě potřeby se na nás můžete obrátit na níže uvedených kontaktech:
Nová síť z.s., IČ: 266 79 621
Sídlo a kancelář: Komunardů 885/28, 170 00 Praha 7 – Holešovice
Mail:
office@novasit.cz
ID DS: q6q4jxc
Web:
www.novasit.cz
2: ČINNOSTI, PŘI NICHŽ ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE
2.1 PŘÍKLADY SITUACÍ, KDY PRACUJEME S VAŠIMI OSOBNÍMI ÚDAJI
Příprava a organizace konzultací
Emailová a jiná komunikace
Uzavírání a plnění smluv, které spolu uzavíráme (např. v rámci programu Nová krev pro začínající umělce)
Rozesílka newsletteru a mailových sdělení
Představení vaší práce dalším profíkům z oblasti performing arts
Příjem CV a výběr nových členů našeho týmu
Informování o aktualitách a zajímavostech na našem webu a sociálních sítích
Zpracování přihlášek v rámci open callů
Správa Českého kulturního networku
Příprava, organizace a promování akcí a sestavování jejich programu, reporting
2.2 ZPRACOVÁVÁME POUZE NEZBYTNÉ ÚDAJE
S vašimi údaji pracujeme pouze v nezbytném rozsahu s ohledem na účel, k němuž nám byly poskytnuty – sjednání konzultace, zaslání newsletteru, zařazení do open callu, příprava smlouvy apod. Nevyžadujeme od vás tedy data, která ke stanovenému účelu nejsou potřebná a nepácháme s nimi ani žádné nepravosti jako jejich otevřené sdílení, přeprodávání či jejich využívání k otravnému marketingu.
2.3 DOBROVOLNÉ POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ
Své údaje nám poskytujete na bázi dobrovolnosti. To znamená, že se můžete volně rozhodnout, zda nám své údaje svěříte či nikoli. Zpravidla však bývá jejich poskytnutí nutnou podmínkou k tomu, abychom vám mohli poskytovat služby, které potřebujete. Nařízení GDPR i česká legislativa nám dále v některých případech ukládá povinnost osobní údaje zpracovávat – tak je tomu například v oblasti účetní, daňové či personální.
3: ÚČELY A ROZSAH ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
3.1 OBECNÁ KOMUNIKACE
Pokud se s námi spojíte (např. emailem či datovou schránkou) zpracováváme vaše údaje za účelem vzájemné komunikace a vyřízení vašich dotazů, žádostí či podnětů, a to zpravidla v rozsahu: jméno a příjmení, emailová adresa, telefonní číslo, ID datové schránky, kontaktní adresa, IČO a další údaje, které s obsahem komunikace souvisí. Údaje zpracováváme do okamžiku vyřízení věci, případně po dohodě i déle (například když si vaše kontaktní údaje uložíme do adresáře, abychom se s vámi mohli v budoucnu opět spojit). Vaše údaje nepoužíváme k nevyžádaným telefonátům či zasílání obchodních sdělení bez vašeho souhlasu.
3.2 PŘÍPRAVA A ORGANIZACE KONZULTACÍ (ARTS SERVIS)
Pokud si s námi sjednáte konzultaci, zpracováváme Vaše údaje za účelem její organizace a přípravy na ni. Údaje zpracováváme obvykle v rozsahu: jméno a příjmení, email, telefonní číslo, další dobrovolně poskytnuté údaje týkající se obsahové náplně schůzky. Údaje uchováváme po dobu 1 roku od konzultace. Domluvíme-li se na konzultaci na další spolupráci, pracujeme s vašimi údaji dále dohodnutým způsobem dle výstupů – například jejich předání spolupracujícím subjektům, příprava jednání s poradci či institucemi apod.
3.3 UZAVÍRÁNÍ A PLNĚNÍ SMLUV
Pokud s námi uzavíráte smlouvu, zpracováváme vaše údaje za účelem její přípravy a plnění závazků ze smlouvy plynoucích. K tomu potřebujeme standardně vaše jméno a příjmení, adresu, doručovací adresu, kontaktní údaje, IČO, DIČ či fakturační údaje. Údaje ze smluv uchováváme po dobu účinnosti smlouvy a dále 3 roky po jejím ukončení.
3.4 ROZESÍLKA NEWSLETTERU
Pokud nám udělíte svůj souhlas poskytnutím své emailové adresy, můžeme vás emailem oslovovat s informacemi o zajímavých akcích, výzvách či novinkách týkajících se našich služeb a aktivit. Za účelem rozesílky newsletteru zpracováváme vaše údaje v rozsahu emailová adresa, jméno a příjmení. Samozřejmostí je možnost odběr newsletteru kdykoli bezplatně a bez jakékoli sankce odhlásit. Více informací najdete v článku ZÁSADY MAILINGU.
3.5 PROPOJOVÁNÍ SE SPOLUPRACUJÍCÍMI SUBJEKTY V OBLASTI PERFORMING ARTS
Pokud budete mít zájem na tom, abychom vás propojili s vybranými spolupracujícími subjekty či odborníky na určitou oblast, kteří vám budou schopni poskytnout specializované služby, budeme zpracovávat vaše údaje za účelem propojení a sjednání konzultací či spolupráce s těmito subjekty. K tomu budeme potřebovat vaše údaje v rozsahu jméno a příjmení, kontaktní údaje, údaje týkající se vaší činnosti (např. portfolio, profesní či umělecká historie). Údaje za tímto účelem předáme vybraným příjemcům, kteří jsou zpravidla samostatnými správci, kteří se starají o bezpečnost vašich dat stejně jako my. Údaje uchováváme dále 1 rok od předání pro případ, že od nás budete potřebovat dodatečný servis.
3.6 PŘÍJEM CV A VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ
S tím, jak se Nová síť vyvíjí, sháníme občas nové posily do našeho týmu. Zájemci mohou zasílat CV a další materiály, přičemž údaje v nich uvedené zpracujeme za účelem přípravy pohovoru, komunikace týkající se výběrového řízení a případné přípravy smluv. K vedení výběrového řízení nevyužíváme služeb externích agentur a údaje nepředáváme třetím osobám. Údaje ze životopisů neuchováváme déle než 4 měsíce po skončení výběrového řízení.
3.7 WEB A SOCIÁLNÍ SÍTĚ
Na webu a sociálních sítích rádi informujeme o naší činnosti, zajímavých výzvách, projektech či aktuálním dění v kultuře. I vaše údaje si tak mohou najít cestu na náš web, jiné komunikační kanály a přidružené stránky jednotlivých projektů či událostí. Může jít zpravidla o vaše jméno a příjmení, fotografie či záznamy. Údaje zveřejňujeme zásadně s vaším souhlasem. Pokud se stane, že nebude chtít mít své údaje na webu dále zveřejněny, napište nám na email a domluvíme se na dalším postupu (např. na anonymizaci, pseudonymizaci či stažení materiálů z webu). To platí i pro materiály, které použijeme jako ilustrační prvky v našich prezentacích, grafikách apod.
Pokud navštívíte náš web, zpracováváme rovněž technické údaje související s monitoringem uživatelské interakce – zpravidla jde o datum a délku návštěvy, stránku, z níž na náš web přistupujete, poskytovatel služeb informační společnosti. Náš web rovněž zpracovává cookies – blíže viz článek COOKIES.
3.8 ZPRACOVÁNÍ PŘIHLÁŠEK V RÁMCI OPEN CALLŮ
Zapojíte-li se do některého z našich open callů, zpracováváme za účelem vyhodnocení přihlášky a zařazení do příslušného programu vaše údaje v rozsahu ve standardním rozsahu: jméno a příjmení, email, telefonní číslo, název subjektu/zastupující organizace, webová adresa, popis projektu a jeho záměr, tým projektu/účastníci rezidenčního programu, profesní životopis, specifikace představení, fotografie a záznamy. Údaje uchováváme po dobu 1 roku od ukončení open callu, přičemž jejich další předávání a zpracování se řídí podmínkami programu/výzvy.
3.9 SPRÁVA ČESKÉHO KULTURNÍHO NETWORKU
Účelem českého kulturního networku je posílit jak jeho jednotlivé členy v konkrétních dovednostech, tak celkovou spolupráci mezi kulturními aktéry a institucemi obecně. Pokud se rozhodnete do networku zapojit, budeme zpracovávat vaše údaje pro účely vaší prezentace v rámci networku v rozsahu zpravidla jméno a příjmení, email, telefonní číslo, adresa, název organizace, pracovní či funkční zařazení, web, specifikace týkající se činnosti organizace, fotky či videa. Údaje uchováváme po dobu aktivního zapojení do networku.
3.10 PŘÍPRAVA, ORGANIZACE A PROMOVÁNÍ AKCÍ A SESTAVOVÁNÍ JEJICH PROGRAMU
V případě námi organizovaných či spolupořádaných akcí zpracováváme vaše údaje za účelem zajištění řádného průběhu akce, přípravy materiálů a informačního servisu souvisejícího s akcí prostřednictvím webu, sociálních sítí a komunikačních kampaní. Údaje se liší v závislosti na druhu akce, zpravidla jde o jméno a příjmení, email, telefonní číslo, datum narození, IČO, adresa, název organizace, fotky a videa, medailonky a prezentace speakerů. Údaje související se samotnou účastí na akci jsou zpracovávány po dobu 3 let od skončení akce, jiné údaje a výstupy mohou být zveřejněny na webu a jiných komunikačních kanálech, kde zůstávají do jejich stažení. Některé údaje mohou být v minimalizovaném rozsahu archivovány pro účely historického reportingu a vyhodnocování kapacitních a organizačních možností pro budoucí akce.
4: PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ
4.1 ZÁKONNOST ZPRACOVÁNÍ
Námi prováděné zpracování vašich osobních údajů je zákonné pouze tehdy, pokud ho lze opřít alespoň o jeden z právních důvodů dle článku 6 GDPR. Našimi právními důvody pro zpracování jsou:
Plnění smlouvy
To se týká případů zpracování osobních údajů ze smluv, které uzavíráme s fyzickými osobami. Jedná se zejména o smlouvy o spolupráci, smlouvy o propagaci, darovací smlouvy, smlouvy o poskytování služeb a jiné -- nepojmenované smlouvy související např. s vaší účastí na akcích
Plnění právní povinnosti
Zpracování na základě plnění právní povinnosti je prováděno například v souvislosti s vedením daňových a účetních evidencí, evidencí darů, fakturací, personální a mzdové agendy, povinností v oblasti AML apod.
Oprávněné zájmy správce či třetí osoby
Osobní údaje můžeme zpracovávat též na základě našich oprávněných zájmů, kterými jsou:
Zájem na budování dobrého jména, spolkové identity a online prezentace Nové sítě prostřednictvím propagačních materiálů, tiskových zpráv a komunikačních kanálů;
Zájem na efektivní organizaci vnitřního workflow Nové sítě;
Zájem na výběru vhodného uchazeče v rámci výběrového řízení v souvislosti s příjmem životopisů;
Zájem na zlepšování online služeb prostřednictvím analýzy dat uživatelské interakce;
Zájem na ochraně práv a nároků Nové sítě v souvislosti s poskytováním služeb a jiného plnění klientům;
Zájem na zajištění žádoucí kvality poskytovaných služeb v kooperaci se spolupracujícími subjekty.
Souhlas subjektu údajů
Váš souhlas potřebujeme například ke zveřejnění fotografií na sociálních sítích či k zasílání emailového newsletteru. Udělený souhlas můžete kdykoli snadným způsobem odvolat. Více v ZÁSADÁCH MAILINGU.
5: PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
5.1 POUZE NEZBYTNÉ ZPŘÍSTUPNĚNÍ
Nová síť Vaše údaje volně nepředává či nepřeprodává neoprávněným třetím osobám. Pokud již údaje někomu předáváme, děje se tak v úzké souvislosti s našimi službami, kdy takové předání a zpracování Vašich údajů třetí osobou je nezbytné pro zajištění hladkého chodu Nové sítě – jedná se zejména o činnosti, které pro nás obstarává externí dodavatel na základě smlouvy. Vaše údaje jsou dále předávány s vaším souhlasem subjektům poskytujícím odborný servis, který pro vás zprostředkováváme.
5.2 SPOLUPRACUJÍCÍ SMLUVNÍ PARTNEŘI
Při naší činnosti využíváme služeb následujících partnerů a poskytovatelů, kteří v konkrétních případech mohou mít k vašim údajům přístup:
Poskytovatelé grantů – fondy EHP, Ministerstvo kultury ČR, Visegrad Fund, hlavní město Praha, Státní fond Kultury ČR, International Network for Contemporary Performing Arts, ČESKO-NĚMECKÝ FOND BUDOUCNOSTI
Provozovatel platformy pro rozesílku newsletteru
Spolupracující organizace a subjekty v rámci Českého kulturního networku
Spolupracující subjekty v rámci festivalu Malá inventura (divadla a spolky)
Provozovatel CRM systému
Externí zpracovatel účetnictví
Externí poskytovatel IT služeb
Poskytovatelé služeb sdíleného úložiště dokumentů
Provozovatelé sociálních sítí a online platforem pro sdílení obsahu Google, Facebook, Twitter
Poskytovatel právních služeb
6: VAŠE PRÁVA
6.1 KATALOG PRÁV
Za účelem výkonu maximální kontroly nad svými údaji můžete ve vztahu k nim uplatnit následující práva ve smyslu článků 15 až 22 GDPR:
Právo získat informace o tom, jaké vaše osobní údaje zpracováváme a případně získat kopii či výpis takto zpracovávaných osobních údajů (právo na přístup);
Právo na opravu vašich osobních údajů, v případě, že tyto údaje dosud zpracováváme nepřesné, jakož i právo na vyrozumění o provedení opravy (právo na opravu);
Právo na výmaz vašich osobních údajů z našich databází, nebudou-li osobní údaje dále potřebné k účelu, pro který byly zpracovány, jakož i v případě, kdy odvoláte svůj souhlas se zpracováním;
Právo na omezení zpracování osobních údajů a vyrozumění o provedeném omezení;
Právo získat údaje zpracovávané Novou sítí jakožto správcem osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a je-li to technicky proveditelné, rovněž na přímé předání těchto údajů správcem třetímu subjektu, který výslovně označíte (právo na přenositelnost údajů);
Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němž dochází z titulu oprávněných zájmů správce či třetí osoby, jak je nastíněno výše;
Právo odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů v případech, kdy je zpracování založeno na právním titulu souhlasu.
6.2 JAK POSTUPOVAT PŘI UPLATŇOVÁNÍ SVÝCH PRÁV
V případě potřeby se na nás můžete kdykoli obrátit prostřednictvím výše uvedeného emailu, případně můžete využít jakýkoli z kontaktů uvedených v článku 1 těchto zásad. Ve zprávě prosím specifikujte, čeho se vaše žádost týká, a my připravíme řešení. Dovolujeme si upozornit, že v případě pochybností jsme oprávněni rozumným způsobem ověřit vaši identitu, abychom údaje nepředali do nepovolaných rukou. Nebudete-li spokojeni se způsobem vyřízení svého požadavku, máte právo se obrátit se stížností k Úřadu pro ochranu osobních údajů na email
posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n, adresa sídla Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
7: COOKIES
7.1 CO JSOU COOKIES A JAK ZMĚNIT JEJICH NASTAVENÍ
Cookies jsou malé datové soubory ukládané na Váš disk, které nesou data související s prohlížením našeho webu. Umožňují rychlejší zobrazování webového obsahu nebo například načítání obsahu přizpůsobeného Vašemu prohlížeči. Nastavení ukládání cookies do svého zařízení můžete kdykoli ve svém prohlížeči změnit, případně ukládání cookies úplně zakázat. Způsob změny nastavení je v případě každého prohlížeče odlišný. Více informací naleznete na následujících odkazech:
Google Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=cz
IE: http://windows.microsoft.com/cs-cz/internet-explorer/delete-manage-cookies#ie=ie-11
Microsoft Edge: http://windows.microsoft.com/cs-cz/windows-10/edge-privacy-faq
Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/cs/kb/vymazani-cookies
Opera: http://help.opera.com/Windows/9.64/cs/cookies.html
Safari: https://support.apple.com/cs-cz/HT201265
8: ZÁSADY MAILINGU
8.1 MAILING SPOJENÝ S PŘEDCHOZÍM VYUŽITÍM SLUŽEB NOVÉ SÍTĚ
Využijete-li některé z našich služeb, můžeme Vás v budoucnu oslovit prostřednictvím emailu s nabídkou obdobných služeb. To se týká zejména novinek v našem portfoliu, organizovaných akcí či aktuálních výzev a open callů. V případě, že si nebudete již dále přát tyto zprávy dostávat, stačí zaškrtnout příslušný odkaz v doručené zprávě, případně se na nás obrátit mailem s tím, že si již nepřejete zprávy dostávat.
8.2 OSTATNÍ MAILING
V případě, že se přihlásíte k odběru newsletteru, dáte nám tím svůj souhlas se zasíláním novinek týkajících se činnosti Nové sítě a služeb, které nabízí. Odběr novinek máte možnost kdykoli odhlásit kliknutím na příslušný link v patičce doručených zpráv, případně zasláním emailu na výše uvedenou adresu, kde sdělíte, že si již novinky nepřejete dostávat. Po odhlášení odběru ukončíme zpracování Vaší emailové adresy za účelem zasílání novinek.
9: ÚČINNOST A ZMĚNY TĚCHTO ZÁSAD
9.1 BUDOUCÍ ZMĚNY ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Je možné, že v budoucnu budeme muset udělat dílčí úpravy a změny těchto zásad. O jakýchkoli podstatných změnách vás budeme s předstihem informovat, přesto však doporučujeme, abyste aktuální znění těchto zásad čas od času zkontrolovali, neboť může dojít k jejich dílčím úpravám.
9.2 ÚČINNOST
Tyto zásady nabyly platnosti a účinnosti dne 21.12.2021.
